极简高效时间管理经验与工具

工具:

我选择的是一个GTD的管理工具。

To do list、甚至用纸和笔写清单也ok

大多数人做待办事项清单的时候,是这样子的:

1.提交给领导报告

2.记得取超市买咖啡

3.完成XX公司的方案

4......

你有没有发现,问题在哪?

当你去执行你的清单的时候,你会发现1、2项任务很容易完成,但第3件就卡壳了,甚至进行不下去,于是你就把它暂时放一边,直到晚上时才发觉,今天的任务又没完成,接着你感到自责和打击,说明天一定要做。

极简高效时间管理经验与工具 职场进化 第1张

简单的事情完成了,但重要的事情就被这样拖延下去,你越来越头疼。为什么会这样????

具体原因分析:

像记得取个快递这类的事情,就是一个简单、明确的行动,你甚至不需要思考怎么取,它占用你的“认知资源”非常少。

像把实验报告交给老师,把你写完的报告,送到办公室,一步就能解决的事。

同理,提交给领导报告、记得取超市买咖啡,这些都一样。

但是完成XX公司的方案就不一样了。完成方案,你需要理清需求和逻辑、搜集数据、搜集素材资料、内容和结构编写、制作图表、排版等等。

这些都不是一步就能完成的事情,所以才会感到棘手很难进行。

人的大脑还是比较好逸恶劳,倾向于做简单,不需要太动脑筋的事情,而排斥复杂需要投入大量脑力的事情。

而事情太复杂了,以至于你每次看到你清单上写的这件事,你都得想这件事情得怎么做,怎么开始?让你大脑有很大地负担,增加了很多阻力。事情就很容易拖延和搁置了。如果这些大事情不是一天必须完成、或者能完成的,那你每天盯着清单,“我cao,今天又是…………!”万年没有从清单里打勾去除掉,你不仅会失去做这件事的兴趣,还会失去动力和信心。怎么每天都是这个任务,似乎一直都完成不了,你看不到你的进度。

其实如果你在计划的时候提前想好这些事,就不会给大脑那么多的负担。

比如我平时就不会把“写一个方案”列到清单里,任务太含糊,你看到这个任务时,完全会一脸懵逼,不知道怎么做。你需要策略性地计划,这样分解:

1.选定要写的方向?为什么这次要写这个方向?

2.搜索一些平时笔记(我是onenote用的多)中积累的素材,以及相关书籍(移动硬盘有接近1T的电子书)。

3.列出文章的纲要结构。

4......

极简高效时间管理经验与工具 职场进化 第2张

将事情分解到最小、可马上操作、马上行动的步骤为止,有明确的目的、数量、地方、关键词等等。

当我看到清单的这条任务时,我可以立刻马上去执行,不需要一丝的思考负担,不需要任何犹豫,大脑很乐意马上开始。

极简高效时间管理经验与工具 职场进化 第3张

所以,极简高效时间管理这样操作:

第一步,列一下今天要做的事情清单;

第二步,把重要而且复杂的事情挑出来;

第三步,单独给这件复杂的事情分解成一个独立新的清单。

有人会问,清单里那么多事情,我不知道从哪个做起怎么办?

所以,设置重要和紧急程度也很重要,但是不需要排列特别多,挑出一天中最重要的三件事即可,时间允许的情况下优先去做这三件事。你会发现只要你完成了这三件事,你能用20%的时间,解决80%的事情和烦恼,百试不爽。

一个真正好用的工具,会简单到你忘记它的存在,无需专门花大块时间、大量精力意志力去学习和记录。

最后给各位朋友分享一个视频,也是讲这种高效工作方式的。

未经允许不得转载:追梦的大鹏 » 极简高效时间管理经验与工具
Top